Tout savoir sur la messagerie sur internet (Webmail) et les Logiciels de Messagerie

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Tout savoir sur la messagerie sur internet (Webmail) et les Logiciels de Messagerie

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Vous faites parti ou êtes Président d'une association et souhaitez que tous les membres de l'association accèdent à une adresse mail commune

Ici vous trouverez comment mettre en œuvre le projet pour tout le monde

 

Tout d'abord quelques conseils sur l'adresse mail à utiliser :

 

  • Il faut qu'elle soit indépendante de tout FAI (Fournisseur d'Accès Internet) afin de ne pas la mettre en péril en cas de changement de FAI de la part du possesseur de l'adresse mail.
  • Une autre personne doit pouvoir prendre la relève en cas de départ du possesseur de l'adresse mail

Les outils à utiliser pour mettre en œuvre le projet

 

  • Un logiciel de messagerie doit être installé sur chaque poste des membres de l'association avec un paramétrage spécifique pour le fonctionnement correct de la messagerie.

Comment ça fonctionne par la suite :

 

  • Tous les mais entrants sont sur le serveur de l'organisme qui a été choisi pour créé l'adresse mail. (Boite de réception)
  • Chaque membre a accès à cette boite de réception par le biais du logiciel de messagerie qui est configuré pour ne jamais effacer les mails sur le serveur
  • Il faudra choisir 1 ou 2 personnes maximum qui auront une configuration spéciale pour effacer les mails sur le serveur mais pas plus car en cas de suppression sur le serveur c'est définitif
  • Les mails qui seront visibles sur les postes de chacun des membres sont une copie de l'original qui reste sur le serveur, c'est l'avantage de la configuration du logiciel de messagerie en protocole POP.
  • Chaque membre peut donc classer les mails indépendamment des autres dans des dossiers locaux créés par ses soins dans son logiciel de messagerie, comme ça chacun sa façon de gérer ses mails.
  • Chaque membre peut envoyer un mail avec l'adresse commune de façon indépendante également mais le logiciel serra programmé de façon à systématiquement envoyer une copie à l'adresse en question, comme ça tous les membres verront ce qui a été envoyé puisque le mail sera automatiquement présent dans la boite de réception.

Le choix du logiciel :

 

  • Il existe beaucoup de logiciels de messageries disponibles mais il y a des payants (de peu cher à très cher) et des gratuits.
  • Le problème des payants est qu'il faut acheter autant de licences qu'il y aura d'utilisateurs et ça peut devenir tout de suite très cher
  • Le logiciel phare pour ce genre d'utilisation est Thunderbird. Il est entièrement gratuit mais il est développé par la Fondation Mozilla à laquelle on peut faire des dons, le montant le plus bas étant de 5€ c'est raisonnable mais pas obligatoire du tout.
  • Il est téléchargeable dans le bouton en vert ci dessous et nul part ailleurs sinon vous risquez de ne pas avoir la version originale et ce sera à vos risques et périls.

L'installation du logiciel :

 

  • Après avoir téléchargé le logiciel il faut lancer l'installation comme tout autre logiciel.
  • Après avoir été installé le logiciel se lance automatiquement et entre dans la page de configuration du compte mail.

Le Logiciel de Messagerie

Thunderbird est un produit de la Fondation Mozilla

Thunderbird

POP et IMAP

Créer et configurer le compte mail

 

  • Dans la fenêtre ci dessous saisir les informations demandées
    • Votre nom complet : C'est le nom que verra le destinataire du mail
      • Pour une association il est conseillé de mettre le nom de l'association suivie des initiales du membre
      • Ex : L'adresse mail est pour un Conseil Syndical de la résidence "BEAU SOLEIL" et le membre se nomme Antoine Martin il faudra donc écrire : Conseil Syndical Beau Soleil_AM
    • Adresse électronique : c'est l'adresse mail complète : avec le xxxxxxxx.fr ou .com
    • Mot de passe : C'est le mot de passe associé avec cette adresse mail
    • Bien cocher : Retenir le mot de passe sinon il sera demandé à chaque connexion au serveur.
    • Cliquer sur "Continuer" en rouge

Créer et configurer le compte mail

 

  • Dans la fenêtre ci dessous : comme vous pouvez le constater en fonction de l'adresse mail saisie, Thunderbird a trouvé les serveurs tout seul dans l'encadré bleu
    • Sélectionner "POP3' comme dans l'encadré rouge
    • Cliquer sur "Terminer" comme dans l'encadré orange

 

C'est la configuration obligatoire pour une utilisation à plusieurs d'une adresse mail.

 

Créer et configurer le compte mail

 

  • Valider définitivement votre nouveau compte mail dans Thunderbird en cliquant sur "OK" encadré rouge dans la fenêtre ci dessous

 

Si le compte mail dans Thunderbird apparait dans le panneau de gauche comme sur la vue ci dessous alors

 

GAGNE : le nouveau compte Mail est configuré mais ce n'est pas tout à fait fini.......

 

Les premiers mails commencent à apparaitre dans le panneau de droite comme sur la vue ci dessous

 

Important

 

En fonction de la quantité de mails sur le serveur et la vitesse de connexion internet il peut se passer  beaucoup de temps pour l'importation complète des mails dansThunderbird

 

La première des choses à faire est de faire apparaitre le menu de Thunderbird qui ne s'affiche pas par défaut

 

  • Dans la vue ci dessous une fois Thunderbird ouvert :
    • Faire un clic droit sur la barre de titre en haut de l'écran
    • Cliquer sur "Barre de menus" pour la faire apparaitre

Une fois le menu activé votre écran devrait ressembler à celui ci dessous

 

  • Le menu apparait comme dans l'encadré rouge

Ensuite il va falloir faire quelques réglages pour adapter le fonctionnement de Thunderbird au besoin de l'association

 

Les explications et vues ci après ne sont valables que pour le mode POP

 

Retourner dans l'écran de paramétrage des comptes comme ci dessous :

 

  • Cliquer sur "Outils" du menu
  • Cliquer sur "Paramètres des comptes"

La fenêtre ci dessous s'ouvre :

 

  • Sélectionner le compte concerné en cliquant dessus pour le mettre en Bleu
  • Sélectionner "Paramètres serveur" dans le panneau de gauche
  • Dans le panneau de droite il va falloir faire le choix de "Laisser les messages sur le serveur" en cochant les cases comme ci dessous.

Pour une bonne gestion des mails :

 

  • Pour les membres de l'association ne pas cocher la case "Jusqu'à ce que je les supprime"
  • Cette configuration doit être réservée au Président et/ou au Secrétaire
  • Moins de personnes sont autorisées à supprimer les mails sur le serveur meilleure est la sécurité et la pérennité des mails.
  • Si un membre supprime un mail il ne sera supprimé que sur son ordinateur et pas sur le serveur, en résumé seule la copie du mail est supprimée dans l’ordinateur l’original restant sur le serveur.

Cette fois c'est bel et bien terminé, ne pas oublier de valider le choix avec le bouton "OK"

 

Les Logiciels de Messagerie cités sur le site

La liste des Logiciels de Messagerie cités sur le site est exhaustive.

 

Les Logiciels cités sont :

 

Outlook : Fourni dans la suite Office 365 (nommée récemment Microsoft 365)

Thunderbird : Logiciel libre de la Fondation Mozilla téléchargeable a cette adresse et aucune autre : Thunderbird

Courrier : Logiciel fournir avec l'OS Windows depuis la version 8.1

 

Bien entendu il en existe beaucoup d'autres mais il serait quasiment impossible de tous les citer

 

Les 3 Logiciels cités sont ceux le plus fréquemment utilisés.